MENULIS SURAT RESMI/ DINAS

Posted by Sugianto, S.Pd. in Jan 18, 2011, under Uncategorized

MENULIS SURAT RESMI/ DINAS

A. Pengertian surat Resmi
Surat merupakan media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Sebagai media komunikasi tulis, surat memiliki kelebihan, yakni memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan kepada orang lain.
Fungsi surat adalah sebagai berikut: (1) alat komunikasi, (2) alat bukti tertulis, (3) alat bukti historis, (4) alat pengingat, (5) pedoman kerja, dan (6) sebagai duta organisasi.

Bahasa surat yang baik harus memenuhi ketentuan berikut.
1. Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
2. Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.
3. Disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
4. Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi.
5. Bahasa efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

B. Bagian-bagian surat resmi
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Jabatan tanda tangan,
11. Tembusan nama jelas
12. Inisial

1. Kepala surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan, di antaranya:
a Nama instansi
b Lambang atau logo instansi
c Alamat
d Kode pos
e Nomor telepon
f Nomor faksimile atau e-mail

Contoh:
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PERBUKUAN
JALAN GUNUNG SAHARI RAYA (EKS KOMPLEK SILIWANGI) JAKARTA PUSAT
Telepon (021) 3804248(5 saluran) Fax. (021) 3806229 Tromol Pos 3679
homepage : http//www.sibi.or.id Email : pusbuk@sibi.or.id

Hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan kepala surat adalah:
a Hendaknya dihindari penggunaan singkatan, misalnya, kata jalan menjadi Jl. atau Telepon jadi Tlp.
b Kepala surat hendaknya disusun secara efisien. Misalnya, kata nomor dalam menunjukkan alamat, tidak perlu dicantumkan karena hal itu merupakan sesuatu yang mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat merupakan nomor urut bangunan.
c Penggunaan titik dua (:) sering juga dijumpai antara kata telepon dengan nomor yang mengikutinya. Misalnya Telepon: 5403518. Tanda tersebut juga tidak perlu digunakan.

2. Nomor Surat. Penulisan nomor surat berguna untuk:
a Memudahkan dalam pengarsipannya
b Memudahkan dalam mencarinya kembali
c Mengetahui banyaknya surat yang keluar
d Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah:
a Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf kapital
b Kata nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya, menjadi no.
c Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Contoh penulisan surat yang benar:

Nomor : 001/SMU-1/2001
Nomor : 21/KRS/II/2003
Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai titik)

Contoh:
Nomor: 007 / KSH – 1 / IV / 2004
Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor surat

3. Tanggal Surat. Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat.

Hal lain yang harus diperhatikan:
a Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap
b Angka tahun tidak boleh disingkat
c Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik

Contoh:
Surabaya, 27 Juli 2006

Contoh-contoh penulisan tanggal yang benar:
 17 Agustus 2007
 10 November 2007
 22 Desember 2007
 1 Januari 2007 (tidak memakai titik)

4. Lampiran. Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.
a Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
b Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.
c Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu saja.
d Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu.
e Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.

Contoh penulisan lampiran yang benar:
– Lampiran : tiga helai
– Lampiran : satu berkas
– Lampiran : dua lembar
– Lampiran : sepuluh lembar

5. Hal Surat. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisannya:
a Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;
b Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;
c Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.
Contoh penulisan hal yang benar:
Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat Panitia

6. Alamat Surat. Alamat pada sampul surat terdiri atas:
a kata Kepada Yth;
b nama jabatan;
c unit kerja; dan
d alat lengkap.
Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah:
a Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.
b Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital
c Penulisan alamat didahului kata Kepada
d Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf kapital.
e Gelar akademik dan kepangkatan dicantumkan
f Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah satu.
g Pemenggalan alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa
h Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik.

Contoh penulisan alamat luar:

Kepada
Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153

Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270

Kepada
Yth. Ibu Iin Hendriyani
d.a. LPK Triguna
Jalan Tentara Pelajar 91
Tasikmalaya

Ketentuan penulisan pada kalimat surat bagian dalam:
a Tidak didahului kata Kepada;
b Menggunakan kata Yth;
c Menggunakan nama jabatan;
d Mencantumkan unit kerja;
e Menggunakan alamat lengkap; dan
f Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh penulisan yang benar:
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270

7. Salam Pembuka. Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju.
Penulisan salam pembuka yang benar:
a Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
b Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
c Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat. Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.

Contoh:
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Sesuai dengan permintaan Saudara….

9. Alinea Isi. Untuk menyusun isi surat yang baik perhatikanlah pedoman berikut:
a Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
c Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
d Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami.
f Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
g Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
h Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
i Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
j Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.

Contoh alinea isi:
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar menugasi Kasi Program Kegiatan, Kasubsi Program Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi Penilaian Perkembangan Masyarakat untuk menghadiri rapat tersebut. Berhubung dengan hal tersebut, kami atas nama kepala dan karyawan, mengucapkan terima kasih.

10. Alinea Penutup. Alinea penutup berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.
Contoh kalimat penutup:
– Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.
– Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
– Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.

Contoh kesalahan dalam alinea penutup:
– Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih
– Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu.

11. Salam penutup. Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.

Contoh:
Hormat kami,…..

13. Pengiriman Surat. Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan.
Hal yang perlu diperhatikan:
a Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.
b Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda kurung.
c Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
d Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan penandatanganan suratnya itu kepada pejabat yang berada di bawahnya.
Singkatan a.n. bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama.
– Singkatan ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat.
– Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Wali Kelas X

Ttd

Farhan Dani, S.Pd.

Singkatan u.b. kepanjangan dari beliau. Singkatan ini digunakan jika seorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya. Pejabat atasannya itu sendiri berhak menandatangani surat dengan sebutan atas nama (a.n.) karena ia pun menerima limpahan wewenang. Misalnya, jika kepala Sanggar Belajar Budi Mulia melimpahkan wewenangnya kepada pembina Kesenian, maka Pembina Kesenian dapat menandatangani surat tersebut dengan sebutan a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia. Pembina Kesenian dapat melimpahkan wewenangnya lagi kepada pihak lainnya, misalnya Wali Kelas IA. Dalam hal inilah, Wali Kelas IA dapat menandatangani surat dengan sebutan u.b.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Pembina Kesenian
u.b.
Wali Kelas X

ttd

Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas nama perintah dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.
Contoh :
a.p. Kepala Biro Organisasi
Kepala Subbagian Tata Usaha

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.
NIP.

apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan jika seorang menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.

Contoh:
Menteri Pendidikan nasional
apb.
Kepala Biro Kepegawaian

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
plh. (pelaksana harian); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwewenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat.

Contoh :
plh. Kepala Biro Kepegawaian
Kepala Bagian Mutasi dan Promosi

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.
NIP.

wks.(wakil sementara); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya.
Contoh :
wks. Kepala Biro Organisasi
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.
NIP.

u.p. (untuk perhatian); penulisannya dengan huruf kecil dan masing-masing huruf diakhiri titik. Singkatan ini digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

Contoh :

14. Tembusan Surat
Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki, yakni dari tingkatan/hierarki teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan adalah:
a Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.
b Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.
c Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu
d Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan
e Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya
f Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan tembusan yang benar:
Tembusan:
– Kakanwil Departemen Agama Provinsi Jawa Barat
– Kepala Dinas Pendidikan Tanjung Pinang, Kepulauan Riau

15. Inisial. Inisial gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat yang bersangkutan. Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang itu jika ada kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada surat tersebut.

C. Surat dagang, surat perjanjian, dan surat kuasa
Penulisan surat dagang, surat perjanjian, dan surat kuasa sesuai dengan struktur surat resmi. Surat resmi adalah surat yang dikirimkan oleh kantor (pemerintahan/swasta), atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor atau sebaliknya. Karena sifatnya resmi maka bahasa yang dipakai bersifat lugas dan seperlunya.

1. Surat dagang
Surat dagang adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha/dagang, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa (misalnya, perusahaan angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan asuransi, dan perbankan). termasuk juga koperasi, usaha kecil dan menengah, dan perusahaan Negara/swasta.
Ciri-ciri surat dagang, sebagaimana surat resmi/dinas adalah sebagai berikut:
a dikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, badan, baik pemerintah maupun swasta;
b berisi kepentingan bisnis, usaha, dan perdagangan sesuai dengan bidang usaha atau tujuan badan tersebut;
c disusun dengan menggunakan bahasa resmi (baku).

2. Surat perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi kesepakatan antara dua pihak yang mengikatkan diri dalam perjanjian mengenai suatu urusan jual beli, sewa-menyewa, pinjam-meminjam, kerja sama mengerjakan projek tertentu, dan sebagainya.
Berdasarkan bidang kegiatan yang memerlukan kesepakatan antara dua pihak dikenal dengan perjanjian sewa-menyewa, perjanjian jual beli, perjanjian pinjam-meminjam, perjanjian kerja sama kesepahaman , dan sebagainya.
Surat perjanjian dapat berupa perincian pasal-pasal tetapi dapat juga berupa pernyataan biasa. Dalam surat perjanjian diatur tentang hak dan kewajiban menyerahkan dan pihak lain berhak menerima barang atau jasa. Dengan kata lain, ada pihak yang berkewajiban membayar dan ada pihak yang menerima pembayaran sesuai dengan harga barang/jasa yang telah disepakati.

3. Surat kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pemberian wewenang atas sesuatu atau untuk menentukan (memerintah, mewakili, mengurus) sesuatu. Ciri penting yang menandai surat kuasa adalah adanya dua pihak yang menandatangani surat itu: pihak satu (pertama) sebagai pemberi kuasa dan satunya lagi (pihak kedua) sebagai penerima kuasa. Selain itu, surat kuasa ditandai oleh pernyataan sebagai berikut.
– Saya yang bertanda tangan di bawah ini …..memberikan kuasa kepada …. untuk ………………
Kalimat penutup yang sering digunakan dalam surat kuasa adalah sebagai berikut.
– Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
– Surat kuasa ini berlaku mulai tanggal…. dan diterbitkan untuk digunakan seperlunya

Contoh surat kuasa

D. Menulis Surat Lamaran Pekerjaan
Pada pelajaran sebelumnya kamu telah berlatih menulis surat dinas. Sebentar lagi kamu akan tamat SMA. Setelah lulus, mungkin di antara kamu ada yang melanjutkan ke perguruan tinggi, ada pula yang langsung ingin bekerja. Apabila ingin bekerja, seseorang harus melamar pekerjaan dahulu ke perusahaan, instansi pemerintah, atau ke lembaga-lembaga pendidikan.
Salah satu syarat yang harus dipenuhi adalah membuat surat lamaran pekerjaan. Surat lamaran pekerjaan ialah permhnan untuk memperleh suatu pekerjaan atau jabatan. Banyak yang tidak mendapatkan pekerjaan, bukan karena tidak memiliki kemampuan, tetapi karena tidak mampu menulis surat lamaran kerja dengan baik. Biasanya terdapat tiga hal yang diperhatikan dalam menulis surat lamaran pekerjaan yakni identitas pelamar, kualifikasi pelamar, dan data lengkap pelamar.
Unsur-unsur surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
1. Tanggal surat
2. Lampiran
3. Perihal surat, alamat surat
4. Salam pembuka
5. Isi surat
6. Salam penutup
Surat lamaran pekerjaan termasuk jenis surat dinas karena disampaikan seseorang ke pihak lain yang berkaitan dengan perusahaan atau lembaga-lembaga pemerintahan. Untuk itu, kamu harus mampu membuat surat lamaran pekerjaan.

Contoh surat lamaran pekerjaan


// If comments are open, but there are no comments.

Leave a Reply