penulisan surat dinas/resmi

Posted by Sugianto, S.Pd. in Jul 21, 2010, under Uncategorized

Kop surat terdiri atas nama lembaga yang menulis surat, alamat lembaga itu, dan nama dua lembaga di atasnya.
Berikut ini contohnya:
PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN JEMBER
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 3 JEMBER
Jalan Jenderal Basuki Rahmat 26, Jember, Telepon 0331332282
—————————————————————————————————————-

Cara penulisanya:
1. Nama lembaga ditulis dengan huruf kapital.
2. Alamat lembaga ditulis dengan huruf kecil.
3. Letak kop surat pada umumnya di tengah-tengah, namun boleh juga di pinggir sebelah kiri.
4. Kata ‘Jalan’ tidak boleh disingkat menjadi Jl., dan boleh disingkat menjadi Jln., namun, lebih baik tidak disingkat.
5. Antara jalan dan nama kota harap diberi tanda koma, demikian juga antara nama kota dan informasi lainnya, seperti nomor telepon, alamat email, dll.
6. Kop surat dan tubuh surat harap dipisahkan dengan garis horisontal.
7. Tiap baris dalam kop surat tidak boleh diakhiri dengan tanda titik.
Penulisan Tanggal Surat
Penulisan tanggal surat pada surat lamaran pekerjaan sedikit berbeda dengan penulisan tanggal surat pada surat dinas pada umumnya. Pada surat lamaran pekerjaan penulisan tanggal perlu diawali dengan nama kota tempat menulis surat yang dipisahkan oleh tanda koma, sedangkan pada surat dinas pada umumnya nama kota tidak perlu ditulis bersama tanggal surat karena nama kota sudah tertulis pada kop surat.

Berikut ini contoh penulisan tanggal surat yang benar pada surat lamaran pekerjaan.
Jember, 22 Januari 2009
Jakarta, 1 April 2009

Penulisan nama bulan dan tahun hendaknya tidak disingkat atau digunakan angka pada nama bulan. Berikut ini beberapa contoh kesalahan dalam penulisan tanggal surat:
Jember, 22-01-2009
Jember, 22 Jan 2009
Jember, 22 Januari 09

Tanggal surat lazimnya diletakkan di bagian kanan atas, namun adakalanya diletakkan di bagian kiri atas.
Penulisan Hal
Hal surat adalah inti dari isi surat. Dengan membaca hal surat diharapkan pembaca dapat mengetahui dengan cepat apa isi surat. Ini sangat membantu pembaca dalam mengidentifikasi atau mengenali surat yang pernah dibacanya tanpa harus membaca ulang seluruh isi surat. Hal surat dirumuskan dalam bentuk frase atau klausa, bukan kalimat. Hal surat ditulis di bagian kiri di bawah lampiran tanpa diberi jarak baris. Berikut ini contoh penulisan hal surat.
Hal : permohonan menjadi tenaga pemasaran
Hal : lamaran untuk menjadi karyawan

Penulisan Lampiran
Penulisan lampiran diperlukan untuk menjelaskan berapa banyak surat atau dokumen lain yang dikirimkan bersama surat tersebut. Lampiran ditulis di sebelah kiri atas di bawah tanggal surat berjarak satu baris. Jumlah lampiran ditulis dengan angka atau huruf. Tidak dibenarkan menuliskan angka dan huruf sekaligus. Nama satuan bisa menggunakan lembar atau eksemplar, atau dapat juga menggunakan berkas apabila semua dokumen dibendel menjadi satu. Kata lampiran hendaknya tidak disingkat dengan lamp.

Berikut ini contoh penulisan lampiran yang benar:
Lampiran: 5 lembar
Lampiran: 5 eksemplar
Lampiran: 1 berkas

Berikut ini contoh penulisan lampiran yang salah:
Lamp.: 5 lembar
Lampiran: 6 (enam) lembar
Lampiran: 5 berkas
Penulisan Alamat Surat
Alamat surat ditulis di bawah hal berjarak satu baris. Alamat surat tidak perlu diawali dengan kata kepada dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. Kata sapaan bapak tidak diperlukan kecuali diikuti dengan nama diri. Kata jalan hendaknya tidak disingkat, dan singkatan no. untuk nomor jalan tidak perlu dicantumkan.

Berikut ini contoh penulisan alamat yang benar.

Yth. Direktur PT Niaga Utama
Jalan Teuku Umar 34
Jember
Penulisan penutup surat

Dalam berbagai surat dinas kita sering menjumpai kalimat penutup surat yang berbunyi sebagai berikut ini.
1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih, atau
2. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Kedua kalimat di atas mengandung kesalahan sebagaimana dijelaskan di bawah ini.
Kata ganti -nya pada kata perhatiannya adalah kata ganti orang ketiga tunggal, sedangkan ucapan kita sebenarnya kita tujukan pada orang kedua, maka menjadi tidak jelas siapa yang dimaksud dengan -nya pada kalimat tersebut. Seharusnya -nya itu diganti dengan kata ganti orang kedua (Anda) atau diganti dengan kata sapaan Bapak/Ibu, sehingga menjadi Atas perhatian Bapak/Ibu.
Bentuk diucapkan atau kami ucapkan merupakan bentuk kata kerja pasif sehingga menjadi tidak jelas mana subjek kalimatnya. Seharusnya kata tersebut berbentuk aktif (mengucapkan) karena jelas yang menjadi subjek adalah kami, sehingga kalimatnya berbunyi Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Nah, jika kalimatnya disusun terbalik (anak kalimat mendahului induknya) maka akan menjadi Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.


// If comments are open, but there are no comments.

Leave a Reply